ETIKA MENGHADIRI ZOOM MITING

Sejak dinyatakan Covid-19 menjadi pandemi, kita mengenal istilah wfh, work from home, yang dimaksudkan untuk mengurangi penyebaran virus tersebut. Dengan diterapkan wfh, secara otomatis mengubah banyak pola kerja masyarakat. Salah satu kegiatan yang sangat mewarnai masa pandemi ini  adalah penggunaan applikasi zoom untuk melakukan aktivitas. Kegiatan rapat dilaksanakan secara online. Bahkan kegiatan sekolahpun dilaksanakan secara online. Sekali lagi zoom menjadi salah satu media untuk melakkan proses pembelajaran.

Bagaimana saat kita menghadiri video conference? Saat kita menghadiri video conference yang kita tampilkan adalah muka, suara dan seluruh eksresi diri kita. Dengan menggunakan aplikasi zoom maka sebenarnya kita bisa melakukan kegiatan baik rapat maupun belajar di mana saja, asal ada signal. Namun demikian tidak berarti kita juga bisa seenaknya saat menggunakan aplikasi tersebut untuk melakukan aktivitas kita. Penampilan, gerak tubuh, sikap dan latar belakang saat kita melakukan zoom meeting harus tetap disesuai dengan kondisi meeting. Ada sejumlah etika meeting yang harus diperhatikan baik sebelum maupun saat berlangsungnya kegiatan.

Sebelum mengikuti atau melakukan zoom

1. Pastikan signal baik. Signal yang baik akan sangat membantu kelancaran dalam melakukan meeting.
2. Hadir di zoom meeting sebelum mulai acara. Jangan membiasakan terlambat saat mengikuti zoom meeting. Tunjukkan bahwa kita menghormati yang mengundang serta peserta zoom lain yang sudah hadir dan mulai kegiatan. Jika akan terlambat lebih baik memberitahu via WhatsApp atau chat lain. Komunikasi dengan pengundang meeting itu sangat penting.
3. Tuliskan identitas kita dalam layar. Menampilkan nama munjukkan identitas pemiliknya. Dengan nama yang jelas akan mempermudah dalam membangun komunikasi.
4. Pastikan berpenampilan dan berpakaian pantas, yang sesuai dengan konteks pertemuan. Penampilan dan pakaian dalam rapat organisasi, rapat penting, training tentu akan berbeda dengan pertemuan dengan teman-teman sekedar temu kangen.
5. Pastikan tempat yang tepat untuk zoom meeting. Jika memungkinkan carilah ruangan yang tenang dan jauh dari keramaian agar zoom meeting nyaman dengan pembicara dapat terdengar dengan jelas. Apa lagi jika di rumah banyak anak atau orang yang seringkali lalu lalang dan mengganggu zoom meeting.
6. Atur arah kamera zoom dengn benar. Arah kamera ke posisi yang tidak tepat dapat mengganggu kegiatan berlangsung. Hindari hal-hal yang bisa mengganggu latar belakang monitor seperti terarah ke pintu, atau dapur.
7. Perhatikan suara sekitar meeting agar tidak terlalu berisik.

 

Saat melakukan atau mengikuti zoom meeting:

1. Mute mike ketika tidak sedang berbicara. Mematikan mike saat tidak bicara akan membantu menciptakan suasana yang tenang dalam meeting, terlebih jika berada ditempat yang cenderung ramai seperti banyak anak kecil, dekat jalan raya, atau yang lainnya. Cara yang paling aman menghidupkan mike saat berbicara adalah dengan menekan spasi selama berbicara.
2. Apakah kamera harus nyala terus? Meeting secara online sama dengan offline. Dalam pertemuan itu wajah kelihatan, senyum kelihatan, suara terdengar. Maka akan menjadi sangat baik jika kamera dihidupkan. Mengapa? Si pembicara akan merasa bahwa dirinya tidak diperhatikan. Orang yang sedang berbicara butuh diperhatikan dan dihargai. Jika terpaksa karena bandwith lebih baik sampaikan bahwa karena itu akan mematikan kamera. Atau alasan lain karena sedang ada hal penting sejenak, dan untuk itu tetap perlu sampaikan ijin.
3. Hindari makan dan mimun di depan kamera selama mengikuti zoom. Jika harus makan atau minum sebaiknya bergeserlah ke samping atau matikan kamera.
4. Jika ingin keluar sebentar, sampaikan secara tertulis melalui chat di samping layar zoom.
5. Fokus saat zoom meeting. Mata tertuju pada laptop dan telinga mendengarkan penjelasan. Adalah hal yang kurang etis ketika kita mengikuti pertemuan zoom sambil mengerjakan hal yang lain.
6. Tidak memotong pembicaraan orang lain. tidak salah memotong pembicaraan orang lain, asal tahu kapan dan bagaimana caranya. Namun dalam zoom meeting memotong pembicaraan bisa sangat mengganggu proses. Maka, sebaiknya tidak memotong penbicaraan seseorang. Kita tunggu orang yang berbicara menyelesaikannya, atau jika a harus melakukannya gunakanlah fitur “Raise hand”. Dengan demikian kita tidak hanya bertindak sopan dan professional tetapi juga membantu menciptakan suasana meeting lebih kondusif.
7. Saat diminta berbicara, mulailah dengan menyebut nama diri, terutama untuk meeting besar yang didalamnya tidak semua dikenal.
8. Hal itu tergantung kita atau kesepakatan dengan host. Jika host menghendaki kamera dimatikan, tentu hal itu harus ditaati. Jika tidak ada ketentuan dari host, akan lebih baik fitur video selalu aktif. Jangan sampai pembicara merasa seorang diri ketika berbicara karena semua kamera dinonaktifkan
9. Jika ingin keluar dari zoom, sampaikan ucapan terimakasih dan pamitlah. Hal ini menunjukkan kita menghargai pertemuan tersebut dan sebagai bentuk sopan santun. Kita bisa mengatakan, “Terimakasih telah diperkenankan bergabung, mohon ijin saya pamit lebih dahulu”. Akan lebih baik lagi jika kita memberitahu sebelum mulai zoom.
10. Jika mengalami error. Jika mengalami error, signal putus-putus, sebaiknya segera matikan zoom dan segera ganti koneksi atau ulang lagi koneksi. Mendengarkan suara berisik saat zoomit meruaakan kaSungguh tidak nyaman mendengarkan suara yang putus-putus.